Auf der Personalseite wurde dieser Entwicklung dadurch Rechnung getragen, dass in den letzten zwei Jahren drei neue (Teil- und Vollzeit-) Mitarbeiterinnen im Bereich der Verwaltung eingestellt wurden: Frau Pielsticker, Frau Wittkamp und Frau Meßmann, als neue Verwaltungsleiterin.
Außerdem wurde die Softwareausstattung der Verwaltung ergänzt und auf den neusten Stand gebracht. Ende 2008 wurde dazu die Software Diamant zur vereinfachten Abwicklung der Buchhaltung und der Kostenund Leistungsrechnung eingeführt. Dieses Produkt verfügt über Schnittstellen zur ebenfalls neu eingeführten Software Vivendi, mit deren Hilfe schon jetzt große Bereiche der Heimverwaltung, wie z.B. die Abrechnung mit den Kostenträgern, erfasst, abgewickelt und automatisiert für die Kosten- und Leistungsrechnung aufbereitet werden.
Mitte des Jahres 2009 wurden auch die Gruppen mit Teilfunktionen von Vivendi ausgestattet. So können die Gruppen nunmehr die Kassenbuchfunktion der Software nutzen, um das monatliche Budget der Gruppe zu verwalten und der Buchhaltung zur weiteren Verarbeitung nahezu papierlos zukommen zu lassen. Als weiterer Entwicklungsschritt ist zeitnah geplant, die Gruppenbuchfunktion von Vivendi zu nutzen. Zudem ist sie ein weiterer Schritt zur Vernetzung der gesamten Einrichtung.
Die Umsetzung all dieser organisatorischen Veränderungen hat von unseren MitarbeiterInnen, sowohl in der Verwaltung, als auch in den Gruppen, ein hohes Maß an Engagement gefordert. Sie bilden jedoch die Grundlage, um den Anforderungen und Entwicklungen auch in der Zukunft standhalten zu können.
Wachstum und Entwicklung stellt neue Herausforderung
Mit der stetigen Ausweitung unserer pädagogischen Aufgaben und Angebote ist auch der damit einhergehende Verwaltungsaufwand kontinuierlich gestiegen. Dies macht sich zum einen bemerkbar in der Abwicklung des allgemeinen Schriftverkehrs für eine immer größer werdende Anzahl von Kindern, in der Zunahme der Geschäftsvorfälle in der Buchhaltung, in einem zu bearbeitenden Personalbestand von mittlerweile annähernd 250 Mitarbeitern oder auch in der monatlichen Abrechnung der Leistungsentgelte mit vielen unterschiedlichen Kostenträgern. Zum anderen ist es – bedingt durch die Vielzahl und die Differenzierung der pädagogischen Betreuungs- und Beratungsangebote – erforderlich geworden, die Bereichs- und Gesamtleitung viel umfassender als bisher mit betriebswirtschaftlichen Informationen zu versorgen. Um diesem gestiegenen Bedürfnis nach Information gerecht zu werden, war die Einführung einer Kostenund Leistungsrechnung unumgänglich. Dabei werden betriebliche Vorgänge, wie etwa Mietausgaben, Pkw-Kosten, Zahlungen öffentlicher Kostenträger, erhoben, verknüpft und im Zeitablauf abgebildet.
Das ermöglicht es, die wirtschaftlichen Rahmenbedingungen zur Aufrechterhaltung und Erweiterung pädagogischer Angebote auszuloten, die finanzielle Versorgung der Gesamtorganisation zu jeder Zeit sicherzustellen und die von den öffentlichen Kostenträgern geforderten detaillierten Verwendungsnachweise zu erbringen.
Einrichtung der Personalverwaltung
Obwohl das Hauptaugenmerk unserer Aktivitäten auf der Betreuung und den Angeboten für Kinder, Jugendliche und ihre Familien liegt, bleibt es nicht aus, dass die Arbeit organisiert, der Schriftkram erledigt und die MitarbeiterInnen „verwaltet“ werden. Dies ist nicht der Kern unserer Aufgaben, aber ein Instrument, das wie alle anderen auch reibungslos funktionieren muss, wenn wir unsere Hilfsangebote erfolgreich gestalten wollen.
Die KollegInnen unserer Einrichtung kann ten es gar nicht anders. Seit Jahr und Tag wurde die Personalsachbearbeitung vom St. Christophorus-Krankenhaus ausgeführt. Aber die Größe und Struktur unserer Einrichtung machten es mittlerweile absolut notwendig, eine Personalverwaltung vor Ort einzurichten. Erst lange Verhandlungen mit der Stiftung und die gleichzeitige Umstrukturierung des Krankenhauses und des Kinderheimes machten es dann endlich möglich.
Wir konnten Frau Michaela Kaplan, die bereits seit Juli 2004 im St. Christophorus- Krankenhaus zum Teil für uns tätig war, vertraglich ab dem 01.01.2008 komplett für unsere Einrichtung gewinnen. Sie bezog am 01.04.2008 in der Verwaltung ihr Personalbüro und baute unsere Personalverwaltung vor Ort, mit direkter Nähe zum Geschehen, auf.
Die wesentliche Aufgabe der Personalverwaltung ist, das Erstellen, Verwalten, Verfügbar halten und Archivieren der Personaldatenbestände zu organisieren. Zur Dokumentation und Bescheinigung der Personaldatenbestände gehören unter anderem:
- Führen von Personalakten
- Verwalten der Stamm- und Bewegungsdaten
- Gehaltsabrechnung
- Zeiterfassungsdaten (Einführung des Vivendi PEP Dienstplanes)
- Personalstatistiken
- Fehlzeitenverwaltung
- Bescheinigungswesen
- Arbeits- und Vertragsrecht, etc.
- Vorlage der Einstellungsvorschläge zur Prüfung beim Landesjugendamt
Während Statistiken als wesentliche Informationsgrundlage für unsere Unternehmensleitung dienen, hat die Personalverwaltung nicht nur die Verpflichtung, gesetzliche und tarifliche Anpassungen vorzunehmen, sondern auch eine umfassende Auskunftspflicht über alle anstehenden Fragen des Beschäftigungsverhältnisses.
Um diesen Anforderungen als Drehscheibe in unserer Einrichtung gerecht zu werden, haben wir die Personalverwaltung in der Nähe der Unternehmensleitung angesiedelt. Bei allen anstehenden Fragen, sei es von Leitungs- oder Mitarbeiterseite aus, steht nun die persönliche Betreuung und Beratung im Mittelpunkt.